Datenzugriff der Finanzverwaltung

Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung die rechtliche Grundlage, Zugriff auf die digitalen Unterlagen der Steuerpflichtigen im Rahmen einer Betriebsprüfung zu nehmen. Wie sich die Finanzverwaltung diesen Datenzugriff vorstellt, hat sie in ihrem Erlass "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und in ihrem Fragen- und Antwortenkatalog zu diesem Thema dargestellt.
http://www.bundesfinanzministerium.de/Aktuelles/Aktuelles-.378.13727/.htm

Weitere Einzelheiten sind bei der IHK Mittlerer Niederrhein dargestellt.

Was tut die Finanzverwaltung?

Die Finanzverwaltung hat 14.000 Lizenzen der Prüfersoftware IDEA der Firma AUDICON GmbH (www.audicon.net) erworben, um nach und nach die Betriebsprüfer damit auszustatten und zu schulen. Die Firma Audicon entwickelt zusammen mit dem Bundesfinanzministerium Makros um standardisierte Prüfungsroutinen im Rahmen jeder Betriebsprüfung durchzuführen. Damit wird die Betriebsprüfung schneller und gründlicher.

Die Finanzverwaltung hat das Recht, unmittelbar selbst oder mit Hilfe der Steuerpflichtigen in das EDV-System Einblick zu nehmen, soweit darin steuerlich relevante Daten digital erzeugt sind. Darüber hinaus hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, sich diese Daten auf Datenträger übergeben zu lassen, um sie mit IDEA den Prüfungsroutinen zu unterziehen.

Was tun Sie?

Zunächst müssen Sie Ihre steuerlich relevanten Daten ab Beginn des Jahres 2002 für 10 Jahre so speichern, dass die Finanzverwaltung darauf Zugriff nehmen kann, eine rein optische Speicherung oder der Papierausdruck reichen nicht mehr aus. Also müssen Sie Ihr EDV System entsprechend archivierungsfähig machen.

Ihr EDV- System muss die steuerlich relevanten von den irrelevanten und ggf. rechtlich geschützten Daten trennen können. Besteht Ihr EDV-System aus mehr als der Finanz- und Lohnbuchhaltung müssen Sie jetzt handeln. Die Finanzverwaltung regelt nicht endgültig, welche digital erzeugten Daten sie als steuerrechtlich relevant qualifiziert. Diese Arbeit ist von Ihnen zu leisten.

Was tun wir?

Wir bieten Ihnen an:

• Eine Betriebsprüfung mit Ihren steuerlich relevanten Daten zu simulieren, bevor der Betriesprüfer zu Ihnen kommt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Fehlerquellen zu erkennen und zu beseitigen.
• Wir besprechen mit Ihnen, welche Daten tatsächlich steuerlich relevant sind und wie Sie eine planbare Transparenz erreichen, damit Sie während der Betriebsprüfung wissen, was der Betriebsprüfer weiß.
• Gemeinsam mit EDV- Spezialisten passen wir Ihr vorhandenes EDV- System aber auch Ihre Geschäftsprozesse an die neuen Anforderungen an. Dies tun wir in enger Zusammenarbeit mit der team.softworx ag (www.tsxag.com) sowie der Ratio Consult GmbH (www.ratioconsult-ub.de).

Was haben Sie davon?

Von diesem Aufwand sollten Sie mehr haben, als nur das gute Gewissen, Ihren steuerlichen Pflichten nachgekommen zu sein.

Ihr Mehrwert liegt darin, dass Sie kostspielige Fehler vermeiden können, die zu Mehrsteuern in der Betriebsprüfung führen. Darüber hinaus kann eine Anpassung Ihres EDV- Systems die Einführung oder Verbesserung eines Managementinformationssystems (MIS) umfassen. Ein MIS wird auch für den Mittelstand immer bedeutender, weil die Banken im Rahmen der Kreditfinanzierung mehr Wert auf Frühwarnsysteme legen (Stichwort Basel II) aber auch das Risiko der persönliche Haftung der Geschäftsführer wird durch ein wirksames MIS verringert.